Introducción
Las cuentas por cobrar te permiten registrar y dar seguimiento al dinero que tus clientes te deben, de forma independiente a una venta previa en el sistema. En este artículo te mostramos cómo crear una cuenta por cobrar, configurar sus cuotas y registrar los pagos recibidos.
Requisitos previos
Tener acceso al módulo de Finanzas.
Contar con el cliente y el centro de costos ya registrados en el sistema.
Pasos detallados
Ingresa al módulo de Finanzas.
Dentro del apartado Operaciones, selecciona Crear cuenta por cobrar.
En la pantalla principal encontrarás un filtro para buscar entre todas las cuentas por cobrar registradas, por número de documento, fecha de registro, fecha de registro final, fecha de cobro, cliente, estado o tipo de documento.
Para crear una nueva, haz clic en el botón Crear cuenta por cobrar ubicado en la esquina superior.
Define si las cuotas se generarán de forma automática o manual:
Automática: indica el plazo de cobro (en días), la cantidad de cuotas y el motivo de cobro. El sistema calculará las fechas y montos de cada cuota.
Manual: registra tú mismo el monto y la fecha de vencimiento de cada cuota. El sistema no permite que la suma de las cuotas supere el monto total de la cuenta.
6. Completa el resto de campos: documento asociado, número de documento,
centro de costos, cliente o razón social, tipo de moneda y monto total.
7. Si elegiste cobro automático, completa también la fecha límite de cobro, la fecha
del documento, el plazo de cobro en días, el número de cuotas y el motivo de
cobro.
8. Haz clic en Guardar cuenta por cobrar. El sistema confirmará la creación y la
mostrará en la tabla, junto con el cliente, la cantidad de cuotas, el monto a cobrar, lo
pagado y lo pendiente.
9. Para ver el detalle de las cuotas, haz clic en Ir a detalle. Ahí verás las fechas
programadas de cada cuota, la moneda, el monto total, el monto pagado, el monto
pendiente y el estado.
10. Para registrar un pago, haz clic en el ícono de billetes junto a la cuota
correspondiente e ingresa el monto a pagar, la fecha de cobro, el ingreso
asociado, el tipo de pago, una descripción y, de forma opcional, una observación.
11. Al confirmar el pago, el sistema mostrará una confirmación con los datos del cliente
y el monto pagado, disponible también en formato PDF.
12. Cuando se paga la totalidad de una cuenta por cobrar, su estado cambia a Cobrado,
tomando como fecha de pago el último día registrado antes de pasar a ese estado.
Notas o tips importantes
El modo de cuotas automáticas es útil cuando manejas plazos y montos estándar; el modo manual te da control total sobre cada cuota.
El sistema no permite guardar cuotas manuales cuya suma exceda el monto total de la cuenta por cobrar.
El estado pendiente de una cuota se calcula como la diferencia entre el monto pagado y el monto total de la cuota.
Preguntas frecuentes
1. ¿Puedo registrar pagos parciales de una cuota?
1. ¿Puedo registrar pagos parciales de una cuota?
Sí, puedes ingresar el monto que se está pagando; el sistema calculará el pendiente
como la diferencia entre lo pagado y el total de la cuota.
2. ¿Qué pasa si las cuotas manuales superan el monto total?
2. ¿Qué pasa si las cuotas manuales superan el monto total?
El sistema mostrará un error indicando que la suma total de las cuotas excede el
monto total de la cuenta por cobrar.
3. ¿Puedo exportar el comprobante de un pago?
3. ¿Puedo exportar el comprobante de un pago?
Sí, una vez registrado el pago puedes descargarlo en formato PDF con los datos del
cliente y el monto pagado.