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Cómo convertir una cotización en venta (factura) en Xentrics G2

Descubre cómo registrar las ventas de tu empresa de forma correcta y ordenada dentro del módulo de ventas.

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Escrito por Deisy Apaza


Introducción

Una vez que tu cliente aprueba una cotización, el siguiente paso es convertirla en una venta formal, emitiendo el comprobante correspondiente. En este artículo te mostramos cómo convertir una cotización aprobada en una factura desde el módulo de Ventas.

Requisitos previos

  • Tener una cotización previamente creada para el cliente.

  • Que el cliente cuente con RUC, ya que este proceso corresponde a la emisión de factura.

  • Tener acceso al módulo de Ventas.

Pasos detallados

  1. Ingresa al módulo de Ventas.

  2. Dentro del apartado Operaciones, selecciona Venta.

  3. Ubica la cotización que deseas convertir en venta.

  4. Cambia el estado de la cotización de “pendiente” a “aprobado”.

  5. Haz clic en el botón Convertir a venta.

  6. Selecciona el tipo de comprobante a emitir: en el caso de un cliente con RUC, corresponde generar una factura.

  7. Revisa los datos del comprobante, que se completan automáticamente a partir del cliente registrado: tipo de documento, número de documento, nombre, razón social, dirección y nacionalidad.

  8. Verifica el número de cotización, que se toma automáticamente de la cotización que estás convirtiendo.

  9. Revisa la lista de ítems, que se trae directamente desde la cotización original.

  10. Completa la información de pago:

  • Total recibido.

  • Vuelto (se calcula automáticamente como la diferencia entre el total recibido y el total neto).

  • Método de pago: al contado o al crédito.

  • Tipo de pago: efectivo, transferencia o Yape/Plin (bond).

11. Haz clic en Generar factura.

12. El sistema mostrará un mensaje de confirmación y la factura quedará lista para su

impresión.

Notas o tips importantes

  • El tipo de comprobante a emitir depende del documento del cliente: RUC genera factura, mientras que DNI genera boleta (ver artículo de emisión de boletas).

  • Los datos del cliente y los ítems se heredan automáticamente de la cotización, lo que agiliza el proceso y evita reingresar información.

  • Verifica el total recibido antes de generar el comprobante, ya que el sistema calcula el vuelto de forma automática.

Preguntas frecuentes

1. ¿Qué debo hacer antes de convertir una cotización en venta?

Cambiar el estado de la cotización a “aprobado”.

2. ¿Cómo decide el sistema si se emite boleta o factura?

Depende del tipo de documento del cliente: RUC corresponde a factura y DNI a

boleta.

3. ¿Puedo modificar los ítems al momento de convertir la cotización en venta?

Los ítems se traen directamente desde la cotización original; para cambios se

recomienda ajustarlos antes de la conversión.

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